Vous avez validé le recrutement d’un ou d’une candidate LinkedOut : félicitations ! 🎉

Vous vous posez peut-être l’une des questions suivantes : 

• Quelle est la prochaine étape ? → lire ce guide !
• J’ai une question concernant le contrat, à qui m’adresser ? → votre référent LinkedOut est disponible pour vous aider à trouver la bonne information
• Est-ce que l’équipe LinkedOut va m’accompagner pour la suite ? → Oui, nous restons à vos côtés jusqu’à la sortie de période d’essai (au moins !)
• Comment intégrer au mieux le ou la candidate au sein de mon équipe ? → Découvrez nos conseils clés ci-dessous !

Une bonne intégration se prépare… en amont !

Le ou la candidate a été recrutée, la date de début de contrat est fixée, vous vous posez désormais la question : comment lui donner toutes les clés pour qu’il ou elle se sente bien et épanouie au sein de votre équipe ?

Les personnes accompagnées par LinkedOut ont des profils très variés en matière de parcours, d’âge, d’expérience, mais ont toutes en commun l’absence de réseau et le fait d’avoir vécu la précarité et/ou l’exclusion. Même s’il est impossible de proposer un modèle unique qui s’appliquerait à chacun de ces profils, il est important de créer un climat favorable au sein de votre entreprise afin de les mettre en posture de réussite pour les emmener jusqu’à la validation de leur période d’essai !

Au fil des recrutements, nous avons pu rassembler quelques bonnes pratiques dans lesquelles vous pouvez piocher afin de préparer leur montée à bord. Voici nos 5 conseils clés : 

1. Challengez votre processus d’intégration

Contrairement à un recrutement classique, vous pouvez être amené à adapter vos processus habituels d’intégration. Nous sommes là pour vous accompagner à chaque étape. Comme d’habitude, n’hésitez pas à contacter votre référent entreprise LinkedOut pour en parler et lui poser toutes vos questions.  

Notre premier conseil est donc le suivant : avant l’arrivée de la personne recrutée, prenez du temps pour dérouler le parcours d’intégration et vous assurer que celui-ci mettra votre nouvelle recrue en posture de réussite ! 

• Le manager a-t-il pris le temps de préparer cette montée à bord ? 
• La personne aura-t-elle toutes les informations dont elle a besoin pour comprendre ses missions, même si elle ne connait pas du tout ce nouvel environnement ?
• Est-ce que l’équipe sera sollicitée pour participer à un accueil chaleureux ?

Idéalement, profitez de ce recrutement pour revoir votre parcours d’onboarding et l’appliquer à tous les futurs arrivants. Vous éviterez ainsi le risque de stigmatisation et vous ferez infuser plus largement l’inclusion au sein de votre entreprise. 

Par exemple, au sein de l’équipe d’Entourage et LinkedOut, nous organisons des sessions d’onboading collectives qui rassemblent tous les pôles et tous les niveaux de hiérarchie ! Certains socles sont communs (ADN de l’entreprise, rituels et réunions, présentation du projet), d’autres sont propres à chaque métier. 

Communiquez au candidat ou à la candidate les différentes étapes de ce parcours d’intégration et précisez ce que vous attendez de sa part pendant cette période. Par exemple : 

• Semaine 1 : phase d’observation uniquement
  • Lundi 03/10 : visite des bureaux, petit déjeuner d’accueil, rencontre avec l’équipe et le parrain (voir conseil suivant)
  • Mardi 04/10 : découverte des rituels de l’entreprise, participation à une réunion client, temps de lecture des documents internes (rapport d’activité, présentation du pôle, etc.)
  • Etc. 

Important à avoir en tête 💡

L’équipe est-elle au courant de l’arrivée du candidat LinkedOut ? N’hésitez pas en tant que RH ou manager opérationnel à solliciter une sensibilisation à l’inclusion professionnelle pour aborder le sujet en douceur avec votre équipe et préparer au mieux l’intégration. De plus, LinkedOut est à votre disposition pour pour clarifier les étapes de l’intégration lors d’un atelier de co-construction avec vos RH et/ou vos managers. 

2. Identifiez un parrain ou une marraine au sein de votre entreprise

Choisissez un parrain ou une marraine en interne pour le 1er mois de montée à bord ! Les missions du parrain sont décorrélées de la fiche de poste de la personne recrutée. 

Voici quelques exemples : 

• S’assurer que tout se passe bien concernant la vie au bureau et la sociabilisation du candidat
• Montrer où acheter à déjeuner
• Proposer des temps informels (invitation dans le groupe WhatsApp pour faire du sport, autres…)
• Présenter des collègues d’autres services, etc.

3. Planifiez des points de suivi avec votre référent LinkedOut

Communiquez avec votre référent LinkedOut ! Racontez vos freins, mais aussi vos réussites… Il vaut mieux prévenir que guérir ! Si vous identifiez une situation qui vous questionne, si le candidat rencontre des difficultés liées aux freins périphériques (logement, santé, etc.), ou si vous souhaitez simplement demander conseil :  contactez votre référent LinkedOut.  Cela permettra à notre équipe de vous épauler et maximiser les chances de réussite de ce recrutement. 

Voici quelques exemples de sujets, mais toutes vos questions sont légitimes :  

• Le candidat est régulièrement en retard 
• La candidate s’isole et ne s’intègre pas bien à l’équipe
• La tenue du candidat n’est pas adaptée
• Le candidat vient de perdre son logement, comment l’aider ?

Bon à savoir 💡

Dès la validation du contrat, contactez votre référent LinkedOut pour instaurer ensemble des points de suivi réguliers pour vous accompagner dans l’intégration du candidat, partager vos questions, et nous solliciter en tant que médiateurs si besoin.

Fréquence conseillée pour les points de suivi :

• A la fin de la première journée (par téléphone – 5 minutes)
• A la fin de la première semaine (par téléphone – 15 minutes)
• Ensuite, le rythme est à définir jusqu’à la validation de la période d’essai. Votre référent⸱e LinkedOut vous proposera une visite dans vos locaux : le présentiel est efficace pour célébrer un recrutement réussi mais aussi pour appuyer sur les axes d’amélioration du candidat si besoin !

Bon à savoir 💡

Même après la validation d’une embauche, le ou la candidate recrutée continue à échanger avec son coach LinkedOut afin de suivre son intégration et faire remonter les éventuels points d’attention. Voici un rappel des différents interlocuteurs : 

4. Prévoyez des temps de dialogue réguliers avec la personne recrutée !

Dès son arrivée, planifiez avec la personne recrutée des points de suivi réguliers (au moins 1 par semaine). Ces points permettent d’établir la confiance, de cultiver la transparence et de désamorcer d’éventuelles questions ou difficultés ! Pendant ces points de suivi, vous pouvez dédier au moins 15 min aux questions suivantes : 

• Comment vas-tu ?
• Comment te sens-tu au sein de l’équipe ?
• Que penses-tu des missions ?
• De quoi as-tu besoin pour te sentir bien au sein de tes missions ?
• Quels sont les autres sujets dont tu souhaites me parler ?

Bon à savoir 💡

La personne recrutée échange régulièrement avec les équipes LinkedOut, n’hésitez pas à échanger avec votre référent LinkedOut pour préparer vos points de suivi !

5. Pour conclure, votre checklist gagnante 🏆

Nos conseils résumés : 

• Challengez votre parcours d’onboarding pour vérifier que celui-ci est suffisamment inclusif et progressif 
• Sollicitez LinkedOut pour organiser une sensibilisation pour vos managers ou un atelier de co-construction
• N’en attendez pas trop dès la première semaine ! Dans la mesure du possible, privilégiez une phase d’observation
• Planifiez dès à présent vos points de suivi avec le candidat, mais également avec l’équipe LinkedOut
• Assurez-vous que le matériel sera prêt et disponible dès le premier jour et que le contrat est validé et signé
• Identifiez un parrain ou une marraine
• Communiquez ! N’hésitez jamais à solliciter LinkedOut et n’attendez pas les points de suivi pour remonter les points d’attention s’il y en a

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